入社書類が間に合わない時はどうすればいい？メール例文をコピペで解決
入社書類の提出が期限に間に合わないことは誰にでも起こり得ます。
この記事では、提出が遅れる際の解決策をコピー可能なメール例文と共に解説します。
誠実な対応で信頼を得て、社会人生活を始めましょう。
【コピペOK】状況別｜入社書類の提出遅延を伝えるメール例文3選
入社書類の提出遅れが判明したら、迅速で誠実な連絡が最優先です。
ここでは状況別のメール例文を3つ紹介します。
自身の状況に合わせ、[ ]内を書き換えて使用してください。
例文1｜提出期限前に連絡する場合（基本形）
期限前に遅延を連絡すれば、マイナスの印象を最小限に抑えられます。
謝罪、理由、提出予定日を簡潔に伝える基本構成です。
メール例文：期限前の連絡
| 件名 | 【入社書類提出遅延のお詫び】[大学名] [氏名] |
|---|---|
| 本文 | 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当 [担当者様の氏名]様 お世話になっております。 [入社予定日]に入社予定の、[大学名]の[氏名]です。 [提出期限日]が提出期限の入社手続き書類の件でご連絡いたしました。 誠に申し訳ございませんが、[遅延する書類名]の準備に時間を要しており、期限までの提出が難しい状況です。 つきましては、[提出予定日]までお待ちいただくことは可能でしょうか。 他の書類は、本日中に発送いたします。 こちらの都合でご迷惑をおかけし、大変恐縮です。 今後はこのようなことがないよう、注意いたします。 何卒ご容赦いただけますよう、お願い申し上げます。 — [氏名] [大学名・学部・学科] 〒[郵便番号] [住所] 電話番号：[電話番号] メールアドレス：[メールアドレス] — |
例文2｜提出期限を過ぎてしまった場合に送る場合
期限を過ぎた場合は、真摯な謝罪が最も重要です。
言い訳をせず、遅れた事実を認めてすぐに対応する意思を伝えましょう。
メール例文：期限後の連絡
| 件名 | 【入社書類提出のお詫びと送付のご連絡】[大学名] [氏名] |
|---|---|
| 本文 | 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当 [担当者様の氏名]様 お世話になっております。 [入社予定日]に入社予定の、[大学名]の[氏名]です。 [提出期限日]が提出期限の入社手続き書類につきまして、提出が遅れておりますこと、心よりお詫び申し上げます。 こちらの不手際により、貴社にご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 遅延しておりました書類一式を、本日[発送方法、例：速達]にて発送いたしました。 [到着予定日]頃に到着する見込みです。 今後は二度とこのようなことがないよう、スケジュール管理を徹底いたします。 この度の不手際、重ねて深くお詫び申し上げます。 — [氏名] [大学名・学部・学科] 〒[郵便番号] [住所] 電話番号：[電話番号] メールアドレス：[メールアドレス] — |
例文3｜複数の書類が遅れる場合や理由が複雑な場合
遅れる書類が複数ある場合は、状況を分かりやすく整理して伝えましょう。
どの書類がいつ提出可能か箇条書きで示すと、担当者が状況を把握しやすくなります。
メール例文：複数書類・複雑な理由の場合
| 件名 | 【入社書類提出遅延のお詫び】[大学名] [氏名] |
|---|---|
| 本文 | 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当 [担当者様の氏名]様 お世話になっております。 [入社予定日]に入社予定の、[大学名]の[氏名]です。 [提出期限日]必着の入社手続き書類につきまして、一部書類の提出が遅れますことを深くお詫び申し上げます。 誠に申し訳ございません。 現在、以下の書類の準備に時間を要しております。 ・[遅延する書類名1]（提出予定日：[日付]頃） ・[遅延する書類名2]（提出予定日：[日付]頃） 上記以外の書類は、本日中に発送いたします。 こちらの都合でご迷惑をおかけし、大変恐縮しております。 準備が整い次第、迅速に提出いたしますので、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。 — [氏名] [大学名・学部・学科] 〒[郵便番号] [住所] 電話番号：[電話番号] メールアドレス：[メールアドレス] — |
評価を下げないメール作成5つの基本構成要素
ビジネスメールは5つの基本要素で構成されます。
この構成は様々な状況に応用でき、社会人生活で役立ちます。
件名｜要件と氏名が一目で分かるように書く
採用担当者は多忙なため、件名だけで「誰から」「何の」メールか分かるようにしましょう。
【良い例】: 【入社書類提出遅延のお詫び】〇〇大学 鈴木太郎
【悪い例】: 「お詫び」「書類の件について」
不明瞭な件名は見落とされる可能性があります。
宛名｜会社名・部署名・担当者名を正確に記載する
宛名は会社名、部署名、担当者名を正式名称で正確に記載してください。
「株式会社」を「（株）」と略すのは避けましょう。
担当者名が不明な場合は「人事部 採用ご担当者様」とします。
本文｜謝罪・理由・提出予定日を簡潔に伝える
本文では以下の3要素を簡潔に伝えます。
- 謝罪: 提出が遅れることへのお詫びを述べます。
- 理由: 言い訳にならないよう、事実を客観的に説明します。
- 提出予定日: 「なるべく早く」は避け、具体的な日付を明記します。
これにより、担当者は見通しを立てやすくなります。
結び｜再度謝罪し締めの言葉で終える
メールの結びでは、再度お詫びの言葉を述べましょう。
その上で「何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます」といった締めの言葉で終えます。
最後まで配慮を示すことで、誠実さが伝わります。
署名｜連絡先を明記し自分の身元を明らかにする
メールの最後には必ず署名を記載し、身元を明記します。
- 氏名（フルネーム）
- 大学名・学部・学科名
- メールアドレス
- 電話番号
- （必要であれば）住所
すぐに連絡が取れる電話番号を明記することは、相手への配慮です。
【理由別】誠意が伝わる遅延理由の伝え方と例文
遅延理由は内容によって伝え方が異なります。
理由に応じた最適な伝え方を例文と共に解説します。
正直に伝えて問題ない理由と伝え方のポイント
大学や役所の手続きの遅れなど、やむを得ない事情は正直かつ簡潔に伝えるのが最善です。
- 大学での証明書発行の遅延
- 役所での公的書類取得の遅延
- 保証人の署名に日数を要する場合
- 健康診断の予約が取れない
- 急な病気や怪我
長々と説明せず、事実を簡潔に伝えることで誠実な印象を与えます。
例文
大学の都合で卒業証明書の発行が〇月〇日以降になるため、提出が遅れます。
保証人である父が出張中のため、署名に〇日ほどお時間をいただきたく存じます。
自己都合の場合は簡潔な謝罪に徹するのが無難
自身の不注意など自己都合が理由の場合、詳細を話すのは得策ではありません。
言い訳がましい印象を避けるため、「こちらの不手際により」と簡潔に謝罪するのが賢明です。
例文
この度は、こちらの不手際で提出が遅れておりますこと、深くお詫び申し上げます。
諸事情により書類の準備が遅れております。誠に申し訳ございません。
メール送信後の正しいアクションプラン
メール送信後の行動が、信頼回復に繋がります。
連絡から提出完了まで、責任ある対応を解説します。
基本はメールのみでOK｜電話連絡が必要なケースとは？
基本的にはメール連絡のみで問題ありません。
ただし、以下のケースでは電話連絡も検討しましょう。
| 電話連絡が望ましいケース | 理由 |
|---|---|
| 1. 期限を大幅に過ぎた場合 | メールだけでは誠意が伝わりにくい場合があるため、電話で直接謝罪し真摯な姿勢を示します。 |
| 2. 提出遅延で入社手続きに支障が出る可能性がある場合 | 給与振込など会社に実質的な影響が出る場合は、電話で状況を伝えて指示を仰ぎます。 |
| 3. 企業から電話を求める指示があった場合 | メール返信で指示された場合は、速やかに就業時間内に電話します。 |
書類の送付方法｜お詫びの一筆を添えて信頼を回復
約束した提出日には、必ず書類を発送しましょう。
郵送の際、お詫びを記した「添え状」を同封すると、丁寧で誠実な印象を与えます。
この一手間がマイナスの印象を挽回するきっかけになります。
添え状のお詫び文例
この度は、私の不手際で提出が遅れ、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。今後は気を引き締め、業務に励む所存です。
絶対やってはいけない！印象を最悪にするNG対応3選
焦りから評価を決定的に下げる行動を取ることがあります。
絶対に避けるべきNG対応を3つ紹介します。
- 連絡なしで期限を破る
最も印象を悪くする対応です。「報告・連絡・相談ができない」「無責任」という致命的な評価に繋がります。必ず自分から連絡しましょう。 - 嘘の理由を伝える
嘘の理由は発覚時に信頼を完全に失います。提出の遅れより「嘘をつく」という評価の方が深刻です。 - 開き直った態度や言い訳がましい表現
自分に非がない理由でも、相手に迷惑をかけている事実は変わりません。常に謙虚な姿勢で謝罪の気持ちを忘れないようにしましょう。
入社書類が間に合わない時のよくある質問
よくある質問にQ&A形式で答え、不安を解消します。
書類の提出が遅れたら内定取り消しになりますか？
書類提出の多少の遅れだけで内定が取り消されることは、ほぼありません。
内定は法的な労働契約のため、企業が一方的に取り消すには合理的な理由が必要です。
ただし、誠実な連絡と対応が大前提です。
担当者の名前が分からない場合はどうすればいいですか？
担当者名が不明な場合は「人事部 採用ご担当者様」で問題ありません。
過去のメール署名や採用サイトで確認する姿勢も大切です。
この一度のミスで入社後の評価は下がりますか？
この一件だけで長期的な評価が決まることはありません。
重要なのはミスそのものより、その後の対処です。
迅速かつ誠実な対応は、むしろ問題解決能力を示す機会にもなります。
まとめ
入社書類の提出が遅れる場合も、適切な対応で乗り越えられます。
- 迅速な連絡: 遅れると分かったらすぐに連絡する。
- 誠実なメール: 基本構成を押さえ、誠実さを伝える。
- 提出時の配慮: 約束通りに提出し、添え状で丁寧さを示す。
- 心配は不要: 誠実に対応すれば内定取り消しの心配はほぼない。
今回の経験を糧に、自信を持って社会人生活をスタートさせてください。
