転職先に提出する書類を徹底解説！ミスなく進める完璧準備リストと手順
転職の内定後、入社手続きの書類準備に戸惑っていませんか。
この記事では、必要書類のチェックリストから書き方の見本、提出マナーまで網羅的に解説します。
書類準備の不安を解消し、自信を持って新しいキャリアをスタートさせましょう。
まずは全体像を把握｜提出書類パーフェクトチェックリスト
入社手続きをスムーズに進めるため、まずは提出が必要な書類の全体像を把握しましょう。
このリストを活用し、準備の進捗管理に役立ててください。
【全員必須】必ず準備が必要な書類
以下の書類は、社会保険や税金の手続きに不可欠なため、ほぼ全ての企業で提出が求められます。
| 書類名 | 主な入手先 | 準備の目安時期 |
|---|---|---|
| 年金手帳または基礎年金番号通知書 | 自分で保管 | 内定後すぐ |
| 雇用保険被保険者証 | 退職する会社から受け取る（自分で保管している場合も） | 退職日以降 |
| 源泉徴収票 | 退職する会社から受け取る | 退職日以降（1ヶ月以内） |
| 給与振込先の口座情報 | 自分で用意（通帳やキャッシュカードのコピーなど） | 内定後すぐ |
| マイナンバーがわかる書類 | 自分で用意（マイナンバーカード、通知カードなど） | 内定後すぐ |
これらの書類は、社会保険への加入や年末調整といった法的な手続きに必須です。
【会社から指示があった場合】提出を求められる書類
次に、企業の方針や職種によって提出が求められることがある書類です。
転職先からの案内に記載があるか、必ず確認してください。
| 書類名 | 主な入手先 | 準備の目安時期 |
|---|---|---|
| 入社承諾書・誓約書 | 転職先から受け取る | 内定後、指定期日まで |
| 身元保証書 | 転職先から受け取る | 内定後、指定期日まで |
| 健康診断書 | 自分で医療機関を受診、または会社の指定機関で受診 | 内定後、指示があり次第 |
| 従業員調書・履歴書 | 転職先から受け取る（または自分で用意） | 内定後、指定期日まで |
| 卒業証明書（最終学歴） | 卒業した学校に申請 | 内定後、指示があり次第 |
| 退職証明書 | 退職する会社に依頼 | 退職交渉中〜退職日 |
労働安全衛生法により「雇入時の健康診断」が義務付けられているため、健康診断書の提出を求められるケースは多くあります。
費用は企業負担が原則ですが、事前に費用負担のルールを確認しておくと安心です。
退職証明書の発行依頼は労働者の権利ですので、ためらわずに現職に依頼しましょう。
【該当者のみ】提出が必要な書類
以下の書類は、扶養家族の有無など、個人の状況に応じて必要となるものです。
| 書類名 | 主な入手先 | どういう場合に必要か |
|---|---|---|
| 扶養控除等（異動）申告書 | 転職先から受け取る | 配偶者や子供など、扶養する家族がいる場合 |
| 健康保険被扶養者（異動）届 | 転職先から受け取る | 家族を健康保険の扶養に入れる場合 |
| 住民票記載事項証明書 | 市区町村役場 | 通勤手当の算出などで、現住所の証明が必要な場合 |
| 免許・資格の証明書 | 自分で保管 | 業務に特定の免許や資格が必須の場合（運転免許、専門資格など） |
扶養控除等申告書は所得税の計算に、住民票記載事項証明書は通勤経路の確認などに使われます。
【見本付き】書き方に迷う重要書類の徹底解説
提出書類の中でも特に「入社承諾書」と「身元保証書」について、法的な意味合いや注意点を解説します。
入社承諾書・入社誓約書の書き方と注意点
入社承諾書は、内定を正式に受諾し、入社意思を示すための重要書類です。
この書類を提出すると法的に「労働契約が成立した」と見なされるため、署名・捺印は慎重に行いましょう。
- 日付: 書類を記入し、提出する年月日を記載します。
- 現住所・氏名: 住民票の通りに正確に記入し、自筆で署名します。
- 押印: 朱肉を使う印鑑を使用します（認印で可）。シャチハタは不可です。
提出後の内定辞退は「労働契約の一方的な解約」にあたり、損害賠償を請求される可能性もゼロではありません。
本当に入社する意思があるか、最終確認が極めて重要です。
身元保証書の書き方と保証人依頼のマナー
身元保証書は、本人が会社に損害を与えた場合に、保証人が連帯して賠償を約束する書類です。
保証人は、独立した生計を営む成年者である両親や配偶者などに依頼するのが一般的です。
相手に負担をかけるため、丁寧にお願いしましょう。
依頼メール文例
件名：身元保証人のお願い（自分の氏名）
お父様（お母様）
お変わりなくお過ごしでしょうか。
この度、株式会社〇〇への転職が決まりました。
つきましては、入社手続きで「身元保証書」の提出が必要です。
大変恐縮ですが、身元保証人をお引き受けいただけないでしょうか。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
2020年の民法改正により、保証人が負う賠償責任の上限額（極度額）を定めなければ、その保証契約は無効となります。
保証人になってくれる方のためにも、極度額の記載があるか必ず確認しましょう。
【入手先別】書類の準備手順と円満な依頼方法
必要書類の入手先は「現職」「役所など」「転職先」の3つに大別されます。
それぞれの手順と注意点を解説します。
現職（退職する会社）から受け取る書類
退職する会社からは「源泉徴収票」「雇用保険被保険者証」などを受け取ります。
これらは最終出社日か、後日郵送で届くのが一般的です。
源泉徴収票は、法律で退職後1ヶ月以内の発行が義務付けられています。
転職先から「退職証明書」の提出を求められた場合は、現職に発行を依頼しましょう。
退職証明書 依頼メール文例
件名：退職証明書発行のお願い（自分の氏名）
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日付で退職いたしました（退職予定の）〇〇です。
転職先へ提出するため、退職証明書の発行をお願いしたくご連絡いたしました。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。
よろしくお願い申し上げます。
なお「離職票」は失業手当の受給に必要な書類のため、転職先が決まっている場合は原則不要です。
自分で役所などに取りに行く書類
「住民票記載事項証明書」などは、お住まいの市区町村役場で発行します。
手続きには本人確認書類と発行手数料が必要です。
多忙な方は、マイナンバーカードを利用したコンビニ交付サービスが便利です。
転職先から受け取り記入・返送する書類
転職先から送られてくる書類は、まず内容と提出期限を確認してください。
不明点は自己判断せず、必ず人事担当者にメールなどで確認しましょう。
質問メール文例
件名：入社手続き書類に関するご質問（自分の氏名）
人事部 〇〇様
お世話になっております。
内定をいただきました〇〇です。
この度は、入社手続き書類をお送りいただき、ありがとうございます。
書類を確認し、1点質問がありご連絡いたしました。
「従業員調書」の〇〇の欄は、〇〇という認識で記入してよろしいでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。
よろしくお願い申し上げます。
提出マナーで好印象を｜郵送・手渡しの完全ガイド
書類の準備が完璧でも、提出マナーが伴わなければ台無しです。
良い第一印象を与えるための基本作法を解説します。
郵送で提出する場合の封筒・添え状マナー
書類を郵送する際は、A4サイズを折らずに入れられる「角形2号」の白封筒を選びます。
宛名は正式名称で丁寧に書き、封筒の左下に赤字で「入社関係書類在中」と記しましょう。
書類は無色透明のクリアファイルにまとめ、誰が何を何のために送ったかを明確にする「添え状」を必ず同封します。
添え状の基本構成
- 日付（右上に記入）
- 宛名（左寄せで会社名・部署名・担当者名を正式名称で）
- 差出人情報（右寄せで自分の氏名・住所・連絡先）
- 頭語と時候の挨拶
- 本文（ご指示の書類を送付する旨）
- 記書き（送付書類を箇条書きで列挙）
- 結語（右寄せで「敬具」）
この添え状を一番上にして書類をクリアファイルに入れ、郵送します。
手渡しで提出する場合の基本作法
書類を直接手渡しする場合も、クリアファイルにまとめ封筒に入れて持参します。
封筒の宛名は不要ですが、裏面には自分の住所と氏名を書きましょう。
渡す際は、封筒ごと相手が正面から読める向きにして、両手で丁寧に手渡します。
その際、「ご指示いただきました書類です。よろしくお願いいたします」といった一言を添えると丁寧です。
転職の書類準備でよくある質問
ここでは、書類準備でよくある疑問やトラブルへの対処法をQ&A形式で回答します。
年金手帳や雇用保険被保険者証を紛失した場合は？
紛失しても再発行が可能です。
年金手帳は年金事務所、雇用保険被保険者証はハローワークで手続きできます。
紛失に気づいたら、まず転職先の人事担当者に報告し、再発行手続き中であることを伝えましょう。
提出が期限に間に合わないときはどうすればいい？
間に合わないと判明した時点で、すぐに転職先の人事担当者に電話で連絡することが重要です。
謝罪だけでなく、遅れる理由と提出可能な見込み日を明確に伝えましょう。
誠実な対応をすれば、内定が取り消されることはほとんどありません。
源泉徴収票が退職後すぐにもらえない場合は？
源泉徴収票の発行が遅れるのは珍しくありません。
まず転職先の人事担当者に状況を伝え、入手次第速やかに提出する旨を連絡しましょう。
万が一、年末調整に間に合わなくても、自分で確定申告を行えば問題ありません。
まとめ｜万全の準備で最高のスタートを切ろう
転職先に提出する書類の準備は、新しいキャリアにおける最初の公式なコミュニケーションです。
一見煩雑な手続きも、丁寧に行うことであなたの信頼性をアピールできます。
この記事を参考に万全の準備を整え、最高のスタートを切りましょう。
